Datenschutzerklärung

Zweck der App

TSRoomQR ist die App für die Rezeption eines Hotels, einer Pension oder vergleichbarer Beherbergungsbetriebe. Mit ihr werden Zimmeranfragen erfasst, Reservierungen bestätigt, den Gästen Zimmer und Aufenthaltszeitraum zugeordnet und den Gästen eine Zugangsmail als Buchungsbestätigung geschickt. Beim Check-out wird der Zugang beendet.

Die Gäste öffnen ihre Zimmertür mit der separaten App TSZutrittQR per QR-Code am Leser der Tür. Für TSZutrittQR gilt deren eigene Datenschutzerklärung.

Verantwortlicher und Auftragsverarbeitung

In Bezug auf die personenbezogenen Daten der Gäste handelt allein der nutzende Betrieb (das Hotel) als Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO. TIME GmbH zeitsysteme verarbeitet diese Daten nur im Auftrag gemäß der mit dem Betrieb geschlossenen Leistungsvereinbarung und Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV).

Welche Daten verarbeitet werden

Daten der Gäste, erfasst durch die Rezeption:

• Name, Vorname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Anreise- und Abreisedatum, Personenzahl, Zimmer, Notiz zur Anfrage
• für den Zimmerzugang erzeugt: Ausweisnummer, Benutzerkennung, Passwort und ein einmalig verwendbarer Anmelde-QR-Code für die App TSZutrittQR

Daten der Rezeptionsmitarbeiter: Anmeldekennung und Passwort bzw. Anmelde-QR-Code für TSRoomQR.

Die Daten werden ausschließlich für die Zimmerbuchung, die Information der Gäste und die Zutrittsberechtigung zum gebuchten Zimmer verwendet.

Speicherung und Übertragung

• Verarbeitet und gespeichert werden die Daten in der Zutritts-Datenbank TimeServer im Host-System, das TIME GmbH zeitsysteme im Auftrag des Betriebs in einem Microsoft-Azure-Rechenzentrum in Deutschland betreibt.
• Die Übertragung zwischen App und Datenbank erfolgt verschlüsselt (https).
• Auf dem Gerät der Rezeption werden Gästedaten nur zur Anzeige geladen und nicht dauerhaft gespeichert. Anmeldung und Sitzung werden im geschützten Speicher des Geräts abgelegt (Schlüsselbund bzw. Android Keystore).
• Die Zugangsmail wird über den Mailserver des Betriebs an die vom Gast angegebene E-Mail-Adresse versandt. Alternativ kann TIME GmbH zeitsysteme die Zugangsmail über den eigenen Exchange-Mailserver vom Azure-Host in Deutschland versenden.

Löschung beim Check-out

Beim Check-out werden Benutzerkennung und Passwort des Gastes gelöscht, die mit der App TSZutrittQR verbundenen Geräte gesperrt und die Zutrittsberechtigung für das Zimmer beendet. Die Buchungsdaten selbst bewahrt der Betrieb nach seinen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten auf.

Kamera

Die Kamera wird optional und ausschließlich bei der Anmeldung verwendet, um einen Anmelde-QR-Code zu lesen. Alternativ können Kennung und Passwort eingetippt werden. Es werden keine Fotos gespeichert.

Keine Werbung, kein Tracking

TSRoomQR enthält keine Werbung, keine Analyse- oder Tracking-Dienste Dritter und gibt keine Daten an Dritte weiter.

Kontakt

TIME GmbH zeitsysteme, Mainz – www.timeserver.de
Datenschutzbeauftragter: Heinrich Franzen, +49 171 5054052, hf@timeserver.de

Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsanfragen der Gäste richten sich an den Betrieb als Verantwortlichen; wir unterstützen ihn dabei.